청와대가 문재인 대통령의 중국 국빈 방문 기간 중 캐비닛에 방치된 문서들을 일괄 파쇄하라고 지시했다는 18일자 <조선일보> 보도에 총무비서관실이 해명에 나섰다.

청와대 총무비서관실은 이날 출입기자들에게 보낸 문자메시지를 통해 "파쇄를 지시한 것이 아니라, 생산 문서를 문서 분류 기준에 따라 생산,등록, 정리할 수 있도록 안내한 것이다"라며 "이를 위해 청와대는 매월말 '기록물 점검 및 문서정리의 날'을 운영하고 있다"라고 설명했다.

청와대가 매달 대통령기록물 등록 등을 점검하고, 대통령기록물로 등록하지 않아도 되는 일부 문서들을 정리하는 차원에서 파쇄해왔다는 해명이다. 회의자료 복사본 등은 이런 과정을 거쳐 파쇄되는 것으로 알려졌다. 이런 작업이 이루어지는 대형 파쇄기는 청와대 비서동인 '여민관' 지하에 설치돼 있다.

총무비서관실은 "그간 청와대는 정상적인 문서관리시스템 회복을 위해 문서 분류 체계 및 문서관리 방법을 교육한 바 있다"라며 "교육의 주요 내용은 모든 생산 문서는 업무시스템에 등록하고, 단순 참고자료도 체계적으로 정리하여 활용하도록 한 것이다"라고 밝혔다.

총무비서관실은 "이는 생산하여 등록되지 않는 문서가 없도록 하여, 대통령기록물로 이관되지 않은 미등록 문서 및 방치 문서가 없도록 문서관리를 철저히 하라는 차원에서 실시된 교육이다"라고 밝혔다.

또한 "불시점검을 위해 캐비닛 자물쇠 열쇠를 추가 복사해 서무직원에게 맡겨두라고 지시했다"는 보도내용와 관련해서도 "캐비닛에는 정-부 사용자가 있으며, 원래 정-부 사용자가 동시 관리하는 것이 원칙(보안업무규정)이다"라며 "다만 부사용자(서무)가 열쇠를 분실하거나 가지고 있지 않은 경우에 캐비닛이 방치될 우려가 있어, 열쇠를 추가로 복사해준 것이다"라고 해명했다.